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La elaboración de contratos en una organización es una tarea mucho más complicada de lo que muchos podrían pensar. En realidad implica coordinar diferentes áreas, incluyendo las jurídicas, administrativas y las sustantivas, que suelen actuar en forma aislada.
Sin embargo, la elaboración de contratos de forma colaborativa debe ser vista como una oportunidad para afinar la coordinación interna, pues, justamente, somete a las áreas a la alineación de sus objetivos comerciales. Este tema es tan importante que ya han surgido los Software de Gestión de Contratos (CLM), soluciones basadas en la nube que organizan la gestión de contratos y documentos legales y dan fluidez a la interacción entre áreas.
Los CLM (por sus siglas del inglés Contract Lifecycle Management) buscan garantizar que los contratos se manejen de forma adecuada, pudiendo con ello evitar el riesgo contractual y reduciendo costos considerablemente en todas las industrias.
Pongamos un ejemplo para aclarar hasta dónde existe el riesgo de que un documento legal mal elaborado deje cabos sueltos y genere daños a la empresa ante imprevistos:
En el contexto de la industria de la construcción, los mayores riesgos suelen ser retrasos en proyectos, incumplimiento de acuerdos y problemas con subcontratistas. Un Software de Gestión de Contratos (CLM) puede mitigar estos riesgos de diversas maneras. Primero, al mejorar la gestión de contratos con proveedores, asegura que los términos y condiciones sean claros, reduciendo la posibilidad de disputas y retrasos mediante sistemas de alertas y notificaciones.
Además, un CLM permite garantizar la conformidad con regulaciones y normativas locales, evitando posibles sanciones y problemas legales. Por último, al optimizar la comunicación entre los diferentes actores involucrados -desde subcontratistas hasta empleados internos- se minimizan malentendidos y se fomenta una colaboración más efectiva, lo que a su vez reduce los riesgos de incumplimientos y retrasos en los proyectos inmobiliarios.
En este tipo de circunstancias, es cuando el CLM emerge como la herramienta de integración e interacción fundamental al interior de toda organización, ya que permite que el proceso contractual sea fluido, transparente y colaborativo, dando como resultado una eficiente reducción del riesgo, y por ende, una mayor aceleración en el cierre de negocios.
Un CLM en definitiva transforma la caótica gestión manual de contratos en un proceso automatizado, claro y organizado. Facilita el flujo estructurado del documento base entre áreas y terceros, detallando quién propone o impugna una cláusula y las razones detrás de cada modificación de manera precisa y ordenada a través de un comparador de versiones.
Cada revisor comprende por qué se hacen ciertas modificaciones, lo que garantiza la solidez jurídica del contrato. En lugar de perderse en el proceso, el contrato se gestiona integralmente para todos los involucrados, evitando confusiones. Además, al proporcionar certeza jurídica a los clientes, fortalece la reputación de la organización, un factor clave para atraer nuevos negocios y lograr relaciones comerciales duraderas.
Para los directivos que aún no lo han considerado, este es el momento ideal para explorar las ventajas de un CLM y optar por su implementación.
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